Z dniem 1 stycznia 2022r. wejdzie w życie nowy przepis wprowadzający tzw. faktury ustrukturyzowane. Wprowadzone zmiany mają być dodatkowym narzędziem  walki z nadużyciami VAT. Podobne rozwiązania są już stosowane w innych krajach Unii Europejskiej, na przykład we Włoszech czy Hiszpanii.
Ustawodawca w wyraźny sposób podtrzymuje trend cyfryzacji rozliczeń VAT w Polsce, stwarzając alternatywną możliwość dla tradycyjnych faktur papierowych czy znanych już faktur elektronicznych, funkcjonujących w formacie np.: PDF.
Zgodnie z ustawą o podatku od towarów i usług w art. 2 regulującym objaśnianie pojęć doda się nowy punkt 32a.

„Fakturą ustrukturyzowaną, stanowić będzie faktura wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie.”

1 stycznia 2022r. wejdzie w życie również rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Rozporządzenie będzie określać cztery metody autoryzacji użytkownika w KSeF – uwierzytelnienie kwalifikowanym podpisem elektronicznym, kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną, podpisem zaufanym lub wygenerowanym przez Krajowy System e-Faktur ciągiem 40 znaków alfanumerycznych.
Wysyłka e-faktur do KSeF odbywać się będzie za pomocą dedykowanego serwisu webowego udostępnionego przez Ministerstwo Finansów.

W uzasadnieniu projektu w/w rozporządzenia są wskazane rodzaje uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur,  sposoby nadawania, zmiany lub odbierania uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-faktur oraz  wzór  zawiadomienia  o  nadaniu  lub  odebraniu  tych  uprawnień. Ponadto widnieją również sposoby uwierzytelnienia  podmiotów  korzystających z Krajowego  Systemu  e-Faktur oraz dane  faktury ustrukturyzowanej, których podanie umożliwiać będzie dostęp do tej faktury w  Krajowym Systemie e-Faktur. Do wystawiania lub dostępu do faktur ustrukturyzowanych uprawnienia posiadać będzie  podatnik,  osoba  fizyczna  lub  podmiot  wskazany przez podatnika. Uprawnienia do wystawiania lub dostępu do faktur ustrukturyzowanych posiadać będzie również organ egzekucyjny i komornik sądowy oraz osoby fizyczne wskazane przez te podmioty.
Sama procedura powinna ułatwić pracę ww. użytkownikom. KSeF będzie systemem teleinformatycznym służącym do wysyłania, otrzymywania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Użytkownik wprowadzi do systemu dane faktury, którym następnie system przydzieli unikalny numer identyfikujący oraz dokona się weryfikacja zgodności danych zawartych w takiej fakturze ze wzorem faktury ustrukturyzowanej.

Zgodnie z wchodzącym 1 stycznia 2022r. w życie art. 106na ustawy o podatku od towarów i usług:

– fakturę ustrukturyzowaną będzie uznawało się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur.

– otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wymaga akceptacji odbiorcy faktury.

– fakturę ustrukturyzowaną będzie uznawało się za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę.

Warto w tym miejscu nadmienić o formie przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Na podstawie nowego art. 112aa faktury ustrukturyzowane będą przechowywane w Krajowym Systemie e-Faktur przez okres 10 lat, licząc od końca roku, w którym zostały wystawione. Po upływie tego okresu podatnik będzie zobowiązany do  przechowywania faktury ustrukturyzowanej  poza Krajowym Systemem e-Faktur do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Z projektu rozporządzenia Ministra Finansów płyną dodatkowe korzyści dla przyszłych użytkowników, którzy w każdej chwili będą mieli możliwość wglądu w treść faktury. Ponadto w razie kontroli podatkowej nie będzie konieczności drukowania faktur przechowywanych elektronicznie albo wyszukiwania ich w dokumentacji papierowej.
Zakłada się, iż system ułatwi również pracę księgowym, ponieważ faktura będzie uznawana za wystawioną i doręczoną w dniu nadania jej przez system numeru identyfikacyjnego.

Od 1 stycznia 2022r. korzystanie z e-faktur (ustrukturyzowanych) będzie dobrowolne, jako jedna z form dokumentowania sprzedaży obok faktur elektronicznych oraz tradycyjnych papierowych.

W przypadku gdy kontrahent nie wyrazi zgody na odbieranie faktur z systemu KSeF sprzedawca może korzystać z systemu ale faktury do nabywcy będzie musiał dostarczyć w uzgodniony sposób np. PDF.
Jeśli nabywca wyrazi zgodę na otrzymywanie faktur poprzez KSeF należy pamiętać, że datą odbioru będzie moment przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego fakturę zatem data wysłania takiej faktury będzie jednocześnie datą odbioru.

Ministerstwo Finansów ma w planach jednak wprowadzenie obowiązkowych faktur ustrukturyzowanych od 2023 roku.