Monitoring pracowniczy obejmuje wszelkie formy kontroli nadzoru pracy i zachowań pracowników w czasie świadczenia pracy na rzecz pracodawcy. Ze względu na bezpośrednie powiązanie z przepisami dotyczącymi ochrony danych osobowych wprowadzenie monitoringu musi być niezbędne do realizacji celów wskazanych w przepisach prawa. Wdrożenie monitoringu opiera się na zasadzie proporcjonalności działań pracodawcy do celu, jaki ma zostać osiągnięty dzięki zastosowaniu monitoringu. Reguła celowości determinuje zakres zbieranych danych osobowych, które mogą być zbierane wyłącznie w konkretnych,  wyraźnych i prawnie uzasadnionych celach oraz nie mogą być dalej przetwarzane, co do zasady, w sposób niezgodny z tymi celami. Z kolei dzięki zasadzie rozliczalności pracodawca powinien posiadać odpowiednią dokumentację, z której będzie wynikała zasadność jego wprowadzenia. Niezależnie od formy monitoringu cel, zakres oraz sposób jego zastosowania powinien zostać ustalony w układzie zbiorowym, regulaminie pracy lub w sposób zwyczajowo przyjęty u pracodawcy. Ponadto pracodawca informuje pracowników o wprowadzeniu monitoringu nie później niż 2 tygodnie przed jego uruchomieniem,  a nowych pracowników przed dopuszczeniem do pracy.  Miejsca i teren monitorowany muszą być odpowiednio, w sposób widoczny i czytelny oznaczone. Do najczęściej stosowanych form  monitoringu uregulowanych w przepisach prawa pracy należy monitoring wizyjny i monitoring poczty elektronicznej.

Monitoring wizyjny  

Monitoring wizyjny, uregulowany jest w art. 22² kodeksu pracy i polega na prowadzeniu szczególnego nadzoru nad terenem zakładu pracy lub terenem wokół zakładu pracy w postaci środków technicznych umożliwiających rejestrację obrazu, czyli za pośrednictwem kamer bez możliwości rejestracji dźwięku.

Jego wprowadzenie możliwe jest w przypadku spełnienia jednego z wymienionych w ustawie celów, do których zalicza się :

• zapewnienie bezpieczeństwa pracowników,
• ochronę mienia,
• kontrolę produkcji,
• zachowanie w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę  na szkodę.

Monitoring  nie może obejmować pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej i co do zasady pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek i palarni chyba, że jest to niezbędne do realizacji celu monitoringu i nie narusza to jednocześnie godności oraz innych dóbr osobistych pracownika.

Nagrania pracodawca przetwarza wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane i przechowuje przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy, chyba że nagrania będą stanowić lub stanowią dowód w postępowaniu. Po wymienionych okresach nagrania ulegają zniszczeniu.

Monitoring poczty elektronicznej

Monitoring poczty elektronicznej, uregulowany jest w art. 22³  kodeksu pracy i jest możliwy, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. Monitoring nie może naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dób osobistych  pracownika. W związku z powyższym zasadnym wydaje się zakaz stosowania korespondencji służbowej w celach prywatnych.

Inne formy monitoringu.

Regulacja stosowania monitoringu poczty elektronicznej może być wykorzystana przez pracodawcę również do wprowadzenia innych form monitoringu pracowników, co wynika wprost z art. 22³ § 4 kodeksu pracy. Możliwość taka zależy więc od celu działania pracodawcy, a więc czy jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. Do innych form monitoringu należą:

• systemy GPS stosowane w samochodach służbowych i systemy geolokalizacji  w telefonach służbowych lub innych urządzeniach mobilnych,
• nagrywanie rozmów telefonicznych lub monitoring wysyłanych wiadomości SMS, kontrola bilingów telefonicznych,
• kontrola aktywności pracownika w sieci Internet lub  sposobu korzystania z komputera służbowego,
• elektroniczna rejestracja czasu pracy.

W przypadku poczty elektronicznej, a co za tym idzie także w innych formach monitoringu nie stosuje się 3 miesięcznego terminu przechowywania danych. Mając jednak na uwadze zasadę ograniczenia czasowego przetwarzania danych osobowych terminy te należy skazać odpowiednio w dokumentacji wprowadzającej monitoring.