Dotychczas w prawie polskim nie ujęto definicji refakturowania bądź refaktury. Zawarto tak naprawdę 1 przepis wskazujący, czym w rzeczywistości jest refakturowanie. Otóż zgodnie z art. 8 ust. 2a ustawy o podatku od towarów i usług „w przypadku, gdy podatnik, działając we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej, bierze udział w świadczeniu usług, przyjmuje się, że ten podatnik sam otrzymał i wyświadczył te usługi”.

W praktyce refakturowanie to przeniesienie kosztów na podmiot, który w rzeczywistości korzysta z danej usługi lub poniósł koszty zakupu danego towaru. Strony umawiają się na podstawie umowy zawartej w formie ustnej, pisemnej lub dorozumianej, iż 1 strona obciąży inną (w rzeczywistości korzystającą z danej usługi).
Dopiero w najnowszym orzecznictwie sądów administracyjnych ukształtował się pogląd dot. rozumienia pojęcia refakturowania. Zgodnie z wyrokiem Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Gdańsku z dnia 6 grudnia 2023r. o sygn. akt. I SA/Gd 868/23, legalis nr 3019230, wskazano, że „regulacje w zakresie podatku od towarów i usług (zarówno polskie jak i unijne) nie definiują pojęcia „refakturowanie”, to jednak nie ulega wątpliwości, że w praktyce obrotu gospodarczego „refakturowanie” było i jest stosowane. „Refakturowanie” usług oznacza nic innego, jak „fakturowanie” usługi świadczonej przez podatnika podatku od towarów i usług przy pomocy osoby trzeciej. „Refakturowanie” jest zatem pewnego rodzaju odsprzedażą usług w sytuacji, gdy jeden z podmiotów nabywa daną usługę i następnie ją sprzedaje, przy czym sprzedawca nie jest bezpośrednim usługodawcą. Należy wskazać, że „refakturowanie” usług wystąpi jedynie w sytuacji, gdy podatnik nabywa usługi we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej (nabywcy). Celem „refakturowania” jest bowiem przeniesienie poniesionych kosztów przez podmiot refakturujący na podmiot, który z danych usług faktycznie korzystał, pomimo że podmiot refakturujący danej usługi nie wykonał. W takiej sytuacji jest wystawiana zwykła faktura VAT (potocznie nazywana „refakturą”) przez podmiot pośredniczący pomiędzy właściwym usługodawcą a rzeczywistym nabywcą tej usługi.

Przez refakturowanie usług – obok czynności odsprzedaży usług – rozumie się również poniesienie określonych kosztów na rzecz klienta, którymi jest on następnie obciążany. Nie następuje wówczas „kupno” ani „odsprzedaż” usługi przez pośrednika, lecz poniesienie (czy też nawet „wyłożenie”) przez pośrednika kosztów zakupu usługi świadczonej na rzecz odbiorcy”.
Refakturowaniem w związku z tym jest pewnego rodzaju odsprzedażą usług w sytuacji, gdy jeden z podmiotów nabywa daną usługę i następnie ją sprzedaje. W takiej sytuacji jest wystawiana zwykła faktura VAT (potocznie nazywana „refakturą”) przez podmiot pośredniczący pomiędzy właściwym usługodawcą, a rzeczywistym nabywcą tej usługi.

Jednostki Samorządu Terytorialnego często mylą refakturę z notą obciążeniową, która powinna być stosowana w zupełnie innej sytuacji faktycznej. Z tego względu zachęcamy do lektury ww. orzeczenia oraz w przypadku wątpliwości do kontaktu z Kancelarią.