Polityka rachunkowości jest niezmiernie ważnym dokumentem, który powinien opracować każdy podmiot prowadzący działalność gospodarczą, zakład budżetowy, stowarzyszenie bądź spółka handlowa. Zawiera on bowiem zasady finansowe, według których prowadzone są księgi rachunkowe. Ważne jest, aby owe reguły nie tylko były zgodne z wymaganiami Ustawy o Rachunkowości, ale także uwzględniały specyfikę działalności danej organizacji.

Politykę rachunkowości opracowuje księgowy wspólnie z zarządem lub osobą odpowiedzialną za zarządzanie finansami w organizacji. Sporządzona w formie pisemnej powinna zostać ona zaakceptowana przez zarząd, a na podstawie uchwały – przyjęta.

Tworząc ten dokument należy kierować się znanymi w księgowości zasadami:

– istotności – przedstawia się informacje, które mają znaczenie dla oceny sytuacji majątkowej

– kontynuacji działania

– memoriału i współmierności – przychody i koszty ujmuje się w momencie powstania, zachowując przy tym ich odniesienie do okresu, w którym zostały poniesione

– wiarygodności – rzetelne przedstawia się obraz sytuacji majątkowej i finansowej

– ostrożności – realnie wycenia się aktywa i pasywa, przychody oraz koszty, uwzględniając przy tym wszelkie ryzyka gospodarcze

– ciągłości – raz przyjęte zasady i metody wyceny, klasyfikacji lub prezentacji poszczególnych elementów stosuje się niezmiennie przez lata

– indywidualnej wyceny – poszczególne składniki aktywów i pasywów, przychodów i kosztów, strat bądź zysków wycenia się odrębnie

– zakazu kompensaty – nie kompensuje się kosztów różnych co do rodzaju aktywów i pasywów, przychodów i związanych z nimi kosztów 

Polityka rachunkowości powinna zawierać obowiązkowo następujące informacje:

– określenie roku obrotowego i jego okresy sprawozdawcze

– określenie planu kont

– zasady dokumentowania operacji dowodami księgowymi

– sposób prowadzenia ksiąg rachunkowych

– zasady ustalenia wyniku finansowego

– zasady wyceny aktywów i pasywów

– zasady wyceny i amortyzacji posiadanego majątku

– zasady inwentaryzacji majątku

– metody prowadzenia ewidencji zapasów

– zasady archiwizacji dokumentów, okres ich przechowywania i udostępniania ich osobom trzecim

– opis systemu przetwarzania danych oraz systemu zabezpieczania dokumentów

– wskazanie osoby odpowiedzialnej za przestrzeganie wszystkich procedur

Należy pamiętać również, że każda zmiana zasad musi zostać zapisana, przyjęta i podpisana przez osoby do tego upoważnione.